Oficinas y sedes corporativas
Para empresas que reciben clientes, candidatos de selección, auditores y proveedores y quieren una recepción ágil y ordenada.
Software de recepción y control de visitas para oficinas y empresas
Control de acceso con QR para la entrada de tu oficina, sin torniquetes ni hardware.
Cambia la planilla de recepción por una invitación con código QR que tu invitado recibe por WhatsApp. Clientes, candidatos, proveedores y mensajería entran sin filas y tu empresa conserva el registro de quién ingresó, con quién se reunió y a qué hora.
- Demo de 15 minutos
- Sin torniquetes ni biométricos
- El invitado no instala nada
- Imagen corporativa
- Tus clientes y aliados entran mostrando un pase QR desde su celular, sin anotarse en una libreta.
- Sin hardware costoso
- Recepción o vigilancia valida con el celular o la tablet que ya tiene en el puesto.
- Correspondencia con foto
- Sobres, facturas, contratos y paquetes quedan registrados con foto y aviso al destinatario.
- Privacidad de visitantes
- La lista de clientes y proveedores deja de estar a la vista en el mostrador de recepción.
Dónde se adapta
Diseñado para la entrada de oficinas, sedes y centros empresariales
En LetIn cada unidad puede ser una oficina, un piso, un área de tu empresa o un consultorio. El flujo se adapta a una sola sede o a todo un edificio corporativo.
Edificios empresariales y centros de negocios
Para torres con múltiples empresas donde el lobby necesita saber qué oficina autorizó a cada visitante antes de dejarlo subir.
Coworkings y oficinas flexibles
Cada empresa o miembro anuncia a sus invitados desde el celular sin congestionar el front desk del espacio.
Consultorios, firmas y estudios profesionales
Abogados, contadores, agencias y consultorios que atienden con cita previa y cuidan la confidencialidad de quién los visita.
El problema en recepción
La planilla de papel frena tu recepción y expone a tu empresa
Reuniones, entrevistas, mensajería y proveedores todos los días, anotados a mano en un cuaderno abierto en el mostrador.
Segundos
toma validar un pase QR en recepción cuando el colaborador ya anunció a su invitado.
01
Mala primera impresión y datos expuestos
Hacer fila para anotar nombre y cédula en una planilla donde cualquiera lee qué clientes o candidatos vinieron antes resta profesionalismo y expone datos personales.
02
Recepción pierde tiempo buscando quién autoriza
Cuando llega un visitante o contratista, llamar extensión por extensión o escribir por chat retrasa las reuniones y distrae al equipo.
03
Sobres, facturas y paquetes sin rastro
Documentos urgentes, radicados y compras de oficina se acumulan en recepción sin claridad de cuándo llegaron ni quién los recibió.
Cómo funciona en tu oficina
De la invitación a la sala de juntas en tres pasos
LetIn organiza la entrada de tu oficina sin obras ni torniquetes: el colaborador invita, recepción valida y la empresa conserva el historial.
- 1
El colaborador o anfitrión invita
Desde el celular o el navegador registra el nombre del invitado, la oficina o área y el horario de la reunión. Envía el pase QR por WhatsApp o correo.
- 2
Recepción o vigilancia valida el QR
Al llegar, el recepcionista o guarda escanea el código con el teléfono o la tablet del puesto. El ingreso o rechazo queda registrado con hora exacta.
- 3
Visitas, sobres y bitácora en un solo lugar
Operaciones o administración consulta quién ingresó, qué correspondencia llegó y las novedades del turno sin revisar planillas de papel.
Funcionalidades para empresas
Todo lo que pasa en la entrada de tu oficina, en una plataforma
Pases QR para clientes y candidatos
Cada colaborador crea el pase para su reunión o entrevista y lo comparte en segundos. El invitado no descarga ninguna aplicación.
Agenda del día para recepción
Recepción ve la lista de visitas esperadas del día y valida el ingreso con la cámara o buscando al visitante por nombre.
Correspondencia y paquetería con foto
Registra sobres, contratos, facturas y paquetes con foto. El destinatario recibe el aviso y confirma la entrega desde su cuenta.
Bitácora de contratistas y turnos
Documenta ingreso de proveedores, técnicos de mantenimiento, vehículos y entregas de turno con evidencia fotográfica.
Trazabilidad y auditoría de accesos
Consulta quién entró a la oficina, quién lo autorizó, a qué área iba y a qué hora. Ideal para seguridad corporativa y control interno.
Multi-sede y multi-edificio
Si tu empresa tiene varias sedes o administras varios edificios de oficinas, cambias de sede desde una sola cuenta.
Beneficios
Qué gana cada área de tu empresa
Gerencia, Operaciones y Seguridad
- Registro verificable de visitantes, proveedores y contratistas por oficina o área.
- Cero inversión en torniquetes, molinetes, tarjetas RFID o lectores biométricos.
- Mayor privacidad: los datos de tus visitantes solo los ven los roles autorizados.
Colaboradores y anfitriones
- Envían el pase QR en segundos al agendar una reunión o entrevista.
- Saben si su invitado ya fue admitido en recepción y qué sobres o paquetes llegaron.
- Menos interrupciones por llamadas desde el lobby.
Recepción y vigilancia corporativa
- Conocen de antemano a quién esperar cada día y quién lo invitó.
- Escanean el QR en segundos sin transcribir nombres ni cédulas a mano.
- Gestionan visitas, correspondencia y bitácora desde la misma pantalla.
Recepción con planilla vs. LetIn en tu oficina
| Criterio | Planilla y teléfono | LetIn para Oficinas |
|---|---|---|
| Experiencia del invitado | Fila y anotación manual en planilla | Pase QR en el celular y acceso en segundos |
| Confidencialidad | La hoja muestra quién visitó antes | Acceso por rol dentro de la empresa o edificio |
| Autorización de ingreso | Llamar a la extensión o buscar por chat | Preautorizado por el anfitrión con horario |
| Correspondencia y sobres | Dejados en el mostrador o cuaderno | Registro con foto y confirmación de entrega |
| Infraestructura | Papel, o torniquetes de miles de dólares | El celular o la tablet de recepción |
| Auditoría de seguridad | Archivadores de papel difíciles de cruzar | Historial digital por fecha, visitante y oficina |
Colombia y Venezuela
Para oficinas y edificios corporativos en Colombia y Venezuela
Acompañamos a empresas, coworkings y administradoras de centros empresariales en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Caracas, Valencia, Maracaibo y toda la región.
ColombiaOficinas, centros empresariales y propiedad horizontal corporativa alineados con buenas prácticas de la Ley 1581 de 2012 (habeas data).Ver LetIn en ColombiaVenezuelaTorres empresariales, oficinas y sedes corporativas que buscan modernizar su recepción sin importar equipos ni hacer obras.Ver LetIn en Venezuela
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Preguntas frecuentes sobre LetIn para oficinas
¿Necesitamos instalar torniquetes, lectoras o cámaras especiales en la oficina?
No. LetIn es 100% software. La recepcionista o el guarda de seguridad valida los pases QR desde un celular o una tablet con conexión a internet.
¿El cliente, candidato o proveedor tiene que descargar una aplicación?
No. Tu invitado recibe un enlace por WhatsApp o correo y abre el pase QR directamente en el navegador de su teléfono, sin crear cuenta ni instalar nada.
¿Funciona para una sola oficina o también para una torre empresarial con muchas empresas?
Para ambos casos. En una empresa de una sola sede cada unidad puede representar un área o piso; en un edificio corporativo o coworking cada unidad representa una oficina distinta con sus propios anfitriones.
¿Cómo ayuda LetIn con la protección de datos personales de los visitantes?
En una planilla física cualquier persona que llega al mostrador puede leer nombres, documentos y empresas de visitantes anteriores. En LetIn la información queda resguardada con permisos por rol, apoyando el cumplimiento de normas como la Ley 1581 de 2012 en Colombia.
¿Podemos registrar proveedores, personal de mantenimiento y mensajería?
Sí. Puedes emitir pases QR para visitas programadas y además usar la bitácora digital para documentar contratistas, mantenimientos, vehículos y novedades con evidencia fotográfica.
¿Cómo funciona el control de correspondencia y paquetes en la oficina?
Cuando llega un sobre, factura o paquete, recepción lo registra para la oficina o área correspondiente con una foto. El responsable lo ve en la plataforma y confirma cuando lo recibe.
¿Qué pasa si nuestra empresa tiene varias sedes o sucursales?
Los administradores pueden gestionar varias sedes o edificios desde una misma cuenta y cambiar de sede con un clic, manteniendo los datos de cada ubicación separados.
¿Cuánto cuesta LetIn para una oficina o centro empresarial?
El plan se ajusta al número de oficinas o áreas y al volumen de tu sede. Agenda una demostración de 15 minutos y te entregamos una propuesta a medida.
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- Sin costo y sin compromiso
- Adaptado a una oficina, varias sedes o todo un edificio
- Puesta en marcha acompañada por nuestro equipo
Referencias del sector
Publicaciones de referencia sobre control de acceso con códigos QR, seguridad física y gestión de paquetería.
- Revista Mundo Empresarial / ComunidadFeliz (2024-2025). Uso de códigos QR en controles de acceso.
Documenta la adopción de pases QR para agilizar la validación en porterías y recepciones.
- Sentinel Access (2026). Registro digital de visitantes y Ley 1581 de 2012.
Explica por qué sustituir las planillas físicas protege los datos personales de los visitantes.